Descrizione
Preg.mi Dirigenti,
a seguito di alcuni episodi verificatisi di recente abbiamo ritenuto opportuno inviare questa circolare per ricordare brevemente alcune importanti regole relative all’utilizzo delle USB pen drive, anche note come “chiavette USB”.
Si prega pertanto di leggere con attenzione e di far pervenire la presente a tutto il personale.
In primo luogo, occorre evidenziare che simili device, all’apparenza innocui, nascondono numerose insidie che vanno dal trasferimento di malware da un computer all’altro, alla facile perdita di controllo della chiavetta e conseguente smarrimento dei dati con obbligo di denuncia del data breach.
Per questo, in linea generale, è da ritenersi vietato l’utilizzo di chiavette USB a scuola dovendosi preferire l’invio di informazioni tramite e-mail, registro elettronico o altro strumento idoneo autorizzato dalla scuola e dal DPO.
Solo ed esclusivamente qualora ciò non sia possibile, dovendo necessariamente ricorrere alla pen drive, sarà da considerarsi autorizzato l’uso della stessa ma solo alle seguenti condizioni:
1. La pen drive deve essere nuova o, comunque, formattata prima dell’uso, specie se si è in procinto di trasferire dati da un computer all’altro.
2. La pen drive, anche se utilizzata per trasferire dati, completato il passaggio deve necessariamente subire una formattazione con contestuale eliminazione di tutto il contenuto.
3. La pen drive non deve in nessun caso essere utilizzata come archivio di dati personali, nemmeno per breve tempo.
4. Il personale, in concomitanza con l’eventuale trasferimento di dati tramite pen drive, è tenuto a non perdere di vista tale chiavetta, mantenendone sempre il controllo, anche e soprattutto quando altro soggetto effettua operazioni di upload o download.
Si ricorda da ultimo che lo smarrimento di dati personali di colleghi ed alunni comporta responsabilità di carattere amministrativo e civile, determinando altresì l’obbligo di denuncia di data breach entro 12 ore al DPO.
Per qualsiasi informazione vi preghiamo di contattarci tempestivamente.
Cordiali saluti